原材料仓库工作程序

原材料仓库由主管负责,直接向工厂厂长汇报工作。主管下设:区域一、区域二和区域三和区域四等4个分区;人员分为:记账员(1)、数据录入员(1)、仓管员(开单员4)和辅助工组长(2)。

以下程序根据仓库管理原则制定,仓库管理的目标是:所有物料摆放位置准确规范、账目与实物数量核对准确,进出库数量清楚,登记准确及时。同时,仓库确保进出库品种数量符合工厂计划的要求。

因此,总结起来,仓库有两大模块去配合工厂的管理与发展:1、与财务管理配合;2、与计划配合。记帐员及仓管员与财务部门配合工作,提供财务需要的数据及报表;数据录入员及辅助工组长与计划部门配合,执行计划部门布置的任务。二者互相衔接与配合,通过互相的协助与核对,确保帐目与实际结合、实际与计划一致。

一、区域划分和管理
1、原材料仓库区域划分:仓库的材料按照皮套、内套、五金件、脚、和化工材料分为第一大区;木架分为第二大区;海绵及软垫材料为第三大区、外套、包装物等为第四大区;


2、第一、第三及第四大区为封闭式仓库;第二大区为开放式仓库;第一、四大区的材料需要全部放在货架上,货架与货架之间的距离按照产品特点随后确认;第二及第三大区的材料不需要货架,可以叠放,但是叠放层次必须按照材料特性与品管部一起确认,另外,没有货架的大区必须保持行与行之间的距离,距离的大小根据产品特点决定,确定好之后地面上画黄线以规范物料的摆放;

3、所有大区必须按照材料和款式不同细分二级和三级区域;二级区域按照材料划分;如皮套、内套、五金件、脚和化工材料等分别为第一大区的各个小区;化工材料小区出于安全考虑必须相对独立于其他材料,并且物件与物件之间要有一定距离,以便取用和抛弃;

4、各大小区域都具有唯一的区域编号;仓库的所有位置都要被包括到区域编号系统中;编号按照x-xx-xxx-xxxxxxx方法表示;第一段为1-4的数字表示大区;第二段为1-99的数字表示材料小区;第三段为1-999的数字表示货架(或位置)代码;第四段根据管理的需要可随时调整,主要描述货架或位置的相对摆放点如上下左右中等;

5、全部区域编号以后要挂上相应的标牌;标牌分为四种,第一种为大区挂牌;第二种为小区挂牌;第三种为货架挂牌,第四种为产品挂牌。货架编码标志牌挂在货架的侧面上方;所有挂牌都要注明其具体内容;标牌放在区域的上方醒目位置,以便盘点和收发货时查对;产品挂牌需要与实物相对应。

6、另外,所有区域编号最终全部录入电脑,因此挂牌必须准确,更新以后也必须在电脑中随时更新;正式收货的时候必须先确定好位置,然后再通知辅助工按照规定位置摆放;

7、所有货架的放置方向需要与拉货的方向平行,以减少拉货的距离;所有货物的位置的确定需要以:重物在下,轻物在上,重物靠近发货口,轻物远离发货口的原则。

二、大区货架管理(分层管理)
1、第一大区的皮套小区由一些二层货架组成;每个皮套货架的侧面挂物品挂牌;皮套正面 还需要有型号挂牌(为第四种挂牌,此种挂牌根据生产需要随时置换,所以为动态的和临时的挂牌)皮套按照2、3、1人位分别放在下中上层;

2、所有搁脚及转角皮套单独集中放置,暂时不与皮套型号放在一起;

3、内套按款式分层存放;分层及挂牌方法与皮套一样;

4、五金件按类别及规格存放;重物在下;轻物在上;同样需要挂牌;由于五金件比较重,所以,五金件的同一搁内的堆放层次不能太多,要根据货架承重能力而定;在挂牌上要写清楚最高层次限制,以免新手不知道;

5、脚的货架分为塑料脚和木脚;同时按脚的型号分细区,由于脚的来源比较复杂,一般将采购周期较长的脚和常用脚预留大一些的空间,而采购周期短和不常用脚预留小一些的空间;具体空间安排要与计划部和采购部共同确认;

6、化工材料的存放方案需要与采购部和计划部共同协商;需要讨论的问题:是否需要货架,如果需要,做几层;还需要与技术部确认化工材料的最佳保存周期问题;如何隔离化工材料与其他材料等问题都需要与各相关部门讨论,再最后确定;

7、第四大区主要分为外套、扶手垫木及纸箱等;外套需要货架,而其他材料不用货架,但是需要按规范分小区,并划黄线和挂牌;

三、收料程序
1、收料单据分为两种:一种由辅助工按照计划部打印的一式三份收料计划单从配套厂商领取或在仓库收进(先由开单员点数以后开具暂收单);另一种由集团之外的供应商送料到工厂(供应商有送料单,也由开单员开具暂收单);不管是哪一种收料方法,都需要凭采购部的采购单按照货品名称、规格及数量收进;暂收单与进料检验报告使用的是同一本凭证;

2、暂收物料:所有新进材料首先由开单员核对采购订单(若没有相应采购订单,而且查明为供应商单方面送料的,开单员应拒绝收料),先确认为暂收状态,等检验合格以后才确认为正式收料,正式收料前必需先由记账员书面指定存放位置,然后由辅助工按照指定位置存放物料。第一大区必须预留一块地方作为物料检验的地方,它将物料留在规定的暂放区域以暂存形式等待检验员判定是否合格;未检验的物料不能直接摆上货架;物料到达仓库的时候,由仓库管理员先安排物料放在这一区域,然后挂上黄色“待检”标牌,标牌上挂好供应商提供的货品资料;通知驻仓库品检员,品检员接到通知后先安排检验时间,将检验时间挂在待检标牌上;一般情况下在一小时之内必须完成检验出具书面检验报告;如果合格,挂放绿色“已检”标牌,然后仓库管理员将货品数量点清,根据规范将货品放在相应的货架上;

3、如果检验员发现有不合格物料,应立即在物料区域挂上红色警告牌,填好检验报告的相关内容;通知品管部主管,主管进行复检认定判断正确以后,由主管通知并由厂长召集仓库、采购部、计划部和生产部共同讨论对策;

4、所有的产品必须有品检报告;品检报告必须编号,所有使用完毕的品检报告保存在品管部主管的办公室至少两年;品检报告为自带号码和自动复写的一式三联印刷表格;每次检验后由品检员填制完毕,之后交给相关部门;品管部第一联(存根);供应商第二联(由采购部传真给供应商),仓库第三联,随供应商的送货单和本厂入库单转给财务部;

5、仓库数据录入员将每日的入库材料(发料清单)输入电脑,以便计划部门安排生产或采购部门进一步联系工作;仓库记账员将每日的入库详细内容输入电脑帐中,每天使用更新的文件名;每月打印一份出来,签字后交给财务;

6、暂存物料需要有每日报表和清单,以便品管部、仓库主管和计划部协调和控制材料检验工作;

7、不应接收的物料:根据采购订单,在采购订单之外的物料不允许接收,如超计划或超数量或没有采购订单的物料以及在未得到本厂计划部授权的情况下,提前三日以上送达的物料等等;所有这些物料,仓库不予正式入库,因此不通知检验员检验;

8、木架及海绵等软体材料由于占地面积大不易搬动,因此不设置暂存区域,但是在货品搬下车以前,仓库管理员仍然需要检查是否属于不应接收的物料,如果是,则不予卸货;如果不是,则先卸货在各自区域,由仓管员在木架或软体材料上用黄色不干胶贴贴在侧面待检,由检验员对黄色标记的物品进行检查,检查合格者检验员在黄色不干胶上加贴绿色不干胶;不合格则加贴红色不干胶;所有不干胶都不要揭开,随材料进入生产线;生产线若发现有无标签产品应该报告主管,安排检验员重新检查;

四、发料程序
1、仓库根据每日生产计划按照相应数量发料,如果是一天多次发料,则在发料的时候,同时在一式三联的发料单上做记录;全天材料发完毕后,由组长在发料记录上签字确认,发料员也同时签字;

2、每天发料后,将白色单据(第一联)给数据录入员并在输入完毕后留底;红色单据(第二联)给生产部以供核对;黄色单据(第三联)交给计划部;

3、仓库不可以任意发放计划外材料;若有需求则必须由仓库主管填写申请,陈述理由,由计划部核准,然后由计划部打印单据,凭借单据发料;所有材料的发放必须全部以单据为凭证;不得自制单据或不凭任何单据发放材料;

五、盘点
1、每月例行盘点:每月的最后一天为例行盘点日;当日物料在下午下班时收发完毕,晚上不再收发料;盘点在晚上进行;如果物料特别多也特别复杂,则到中午开始停止收发料,然后从下午开始盘点;此例行盘点由工厂采购部通知所有配套厂商和集团外供应商;

2、盘点前,先将所有收发料的单据填制齐全,交给仓库数据录入员,由数据录入员将全部数据输入电脑;

3、盘点后,由仓库主管核对实盘数据,然后将数据交给录入员,录入员根据实盘数据调整库存状况;但是必须将调整明细交给仓库主管和计划部厂长;以便了解并解决仓库管理的问题;

4、年终盘点:年终盘点每年最后一天进行一次;需要由厂长组织,各部门的管理人员参与;仓库主管先安排好区域及仓管员,然后由非仓库人员点数,仓库人员仅在需要的侍候搬动产品和提示正确的物料名称;一年一次的盘点将采取全厂停产一日的方法进行;和成品仓库及生产线盘点同时进行;

5、年终盘点的数据除上述所有相关部门外,需要同时交给财务部;以便财务部进行结算;

六、空间调整及吊牌准备---仓库主管的职责
仓库主管根据材料数量的不同,指示仓管员如何调整物料存放区域的转换,并通知数据录入员根据转换情况每天将新的物料存放位置按实际情况更新;在转换存放区域的时候,货架上正面的产品吊牌需要随产品的移动而移动,随产品的转换而转换;仓库主管根据实际操作情况保留一些备用吊牌,以便不时之需。

七、记账
1、所有物料按照各自规格与类别进行收发存记账(记在电脑上);每种物料、规格为一个明细科目;当天发生交易当天记录;每天打印一份清单,签好字,交给财务部、数据录入员和计划部;账目放在局域网上作只读共享;

2、收料栏的正数代表该物料的收入,负数代表该物料的退回;

3、发料栏的正数代表物料发放,负数代表物料从生产部收回;

4、结存栏只有正数没有负数,正数代表仓库尚余材料的数量;

5、盘点后的调整,需要单独制作凭证,由计划部打印交给仓库主管签字;然后由录入员和记账员分别记入电脑中;

6、记账为永续式记账,根据收发料的单据记录,如果记录与单据吻合但是实物盘点和记账数量不吻合,那么证明仓管员的工作有错误,仓库主管必需调查清楚错误的原因,并纠正;

7、对于生产部需要但是仓库没有库存的物料,记账员不得在收发存栏目中写上负数代替发料;记账员可以在账本之外做工作记录,交给仓务主管。

计划部打印的资料为标准资料,供工厂内部使用,工厂各部门必须按照打印资料安排自己的工作,如存在材料或部件的交接,必须以打印资料为正式单据,不使用自制的非标准单据。标准资料如下:

部件材料仓库:使用一式三份的以日为单位的物料采购计划,以它为物料部件交接的凭据,该凭据一联给供应商留底,一联仓库留底,另一联计划部留底。凡是生产部自制的部件都需要先在仓库单独登记入库,由仓管员将入库信息单独填在采购计划表里。

成品仓库及生产车间:以一式三份的控制单为凭据,每件沙发一个编号,每张均需要品检人员签字才可作为正式完成的产品记入工资系统。第一联由生产部保存,交给人事部以统计工资,第二联由成品仓库的数据录入员留底,当天输入到电脑里,第二天上午交到计划部。第三联粘帖在成品沙发上,出货时由工人撕下交给录入员,录入员将对应编号找到,录入发货日期。

部件和原材料仓库间的领发料:使用一式三份的已排定日生产计划单,由生产日计划员打印为一式三份的单据,交给生产主管,第一联由生产主管保留以便安排生产,第二联及第三联交给领料员,由领料员按照生产日计划的内容领料,交接签字后,领料员保留一份,仓管员保留一份。领料员的一份由主管转交给计划部的主计划员。
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