某公司仓库管理制度

1. 总 则
 1.1 仓库是公司物资供应体系的一个重要组成部分,是各种物资周转储备的环节,同时担负着物资管理的多项业务职能。它的主要任务是:保管好库存物资,做到数量准确,质量完好,确保安全,收发迅速,面向生产,服务周到,降低费用,加速资金周转。
 1.2 仓库设置要要根据公司生产需要和厂房设备条件统筹规划,合理布局;内部要加强经济责任制进行科学分工,形成物资分口管理的保证体系;业务上要实行工作质量标准化,应用现代管理技术和ABC分类法,不断提高仓库管理水平。

2. 物资入库管理
 2.1 管理职责:公司内一切物资的入库均应遵守本制度的规定内容和程序要求。仓库各仓管人员应严格把关,与之相关的各业务职能部门和人员必须积极配合,遵照执行,任何物资入库应有相应的手续、单据。仓管员要亲自同交货人办理交接手续,核对:A.送货单是否按规定规范填写(采购单号/订单号/委外加工单号,品名、规格型号、数量、单位等信息是否填写规范齐备)。B.核对送货单内容是否与物料采购单、委外加工单等需求单据的内容相匹配。C.清点实物名称、规格型号、数量是否与送货单内容一致。
 2.2 材料、零配件入库规定
  2.2.1 物资到仓库时,仓库人员应亲自同交货人按“送货单”、“物资请购单”办理交接手续。验收时,严格按照“物资请购单”和“送货单”收货,如发现品名、型号、规格、数量不符合、不齐全等现象时,以“物资请购单”和“采购单”为准,严禁错收、多收,然后根据物资分类存放并填写卡片,卡片的填写必须包括:物料编码、名称、规格、型号和进出数量。需要送入待检区的物资仓库先暂入库,用手工帐登记,待质检部门验收完毕后再ERP入帐。


  2.2.2 车间生产完工的产品必须及时办理相关入库手续,严禁任何人员以任何理由直接从仓库以外部门领取产成品,因特殊原因需要从仓库以外部门领取成品的按“物资出库管理制度”第2.2.3条规定执行。
  2.2.3 车间入库的产成品,必须要有质检部门的“检验报告单”,方能接收产成品。 经过质量检验合格后,仓管员方能办理入库手续,否则物资不得进入合格品货位,更不得投入使用
 2.3 退库物资的管理规定
  2.3.1 物资退库的范围
   2.3.1.1 生产余料如不继续使用,应在三天内办理退库。
   2.3.1.2 物资发放过程中的错领、错发物资必须在一天内退库。
   2.3.1.3 车间小库多余的积压物资必须每月办理一次退库。
   2.3.1.4 工程余料或因项目计划调整、设计变更不再需用的物资,应于工程或项目完成后十日内退库。
   2.3.1.5 生产的残料、拆卸报废设备或拆除工程临时设施的旧料中有利用价值的部分,应及时退库。
 2.4 退库物资的质量管理
     仓库对退库物资应进行验收,除清点数量,更要关注质量,经过使用的物资和作为产成品准备销售的物资,必须通知质检人员重新检验,确认合格后方能使用和销售。
 2.5 日常办公用品及辅助材料
  2.5.1 日常办公用品由人事行政部统计统一申购,仓库收货后,人事行政部统一领取、保管,各部门的领用发放由人事行政部进行。
  2.5.2 生产辅助材料由生产部以月度为单位向仓库提供参考使用量,仓库参考生产使用量结合实际库存提前备货,以满足生产需求。
  2.5.3 杂项申购物资:各申请使用部门在申请/购单签批完成后,必须交一联给备件仓库作为仓库收货及发放物资给使用部门的凭证,否则仓库有权拒绝发放物资直到手续完整。

 2.6 固定资产(设备)类物资
     外购设备到后,由质管部、工程部组织有关人员进行验收,按照订货合同,检查到货数量、设备名称、型号规格。装箱质量验收合格后办理入库手续,并通知使用部门及时组织开箱验收。开箱后,要按照设备装箱单逐一清点主机、辅机、随机附件、工具和各种技术文件(包括出厂合格证、精度检验单、使用说明书等),并填写设备开箱验收单。若验收不合格,工程部负责查询,并配合供应部门向供货单位联系索赔。
 2.7 物资入库的其他相关规定
  2.7.1 因生产需要而直接进入装配车间的外购物资或已完工的委托加工材料,必须同时办理入库手续和出库手续,以准确反映企业的物流量。
  2.7.2 紧急材料入库时,若仓库尚未收到“采购单”,仓管员应与采购和使用部门进行确认,确认无误后方可办理入库,并跟进相关人员将手续补全。
  2.7.3 公司规定了库存储备定额的物资,当采购量超出最高储备时,仓管员应先向主管请示汇报同意后方可办理入库。
  2.7.4 对因体积、外型几何尺寸等原因无法正常存放的物资,在到货时,仓管员必须亲自到现场办理验收手续。
  2.7.5 为了提高工作效率,满足ERP运行要求,准确反应即时库存对入库物资的检验要求规定如下:
   2.7.5.1 属易识别的物资验收工作,应在到2小时内完成。
   2.7.5.2 需要进行质量检验的物资,应在到货一个工作日内完成。
 2.8 库存物资的账物管理
  2.8.1 在物资的保管过程中,必须建立和健全账物档案,及时掌握和反映公司在经营过程对物资的需、供、领、耗、存的动态变化情况,发挥仓储管理对物流状况的耳目作用。当发现仓库内某些物资接近最低储备时,要及时通知供应部门组织进货,发现库存物资超储积压时,要通知供应部门及时处理。

  2.8.2 要实现对仓储物资的动态控制管理,做到账目清楚、账物相符,且能快速反映情况,提高工作效率,对物资的进、出、存情况通过财务软件进行动态记录。每次的物资出、入与增减都必须及时将单据数据录入系统,以保持帐物相符。

3. 物资出库管理
 3.1 目的作用:企业加强对物资出库的控制管理,是保证物资流动合理性,实现物资供应计划性的必要手段。把好了物资出库关口,有利于物资资源得到正确使用,能够控制人为流失,保障全局利益,促使生产经营活动按计划、有序地进行。使物资出库管理规范化,避免管理混乱现象发生,提高工作效率。
 3.2 管理职责:公司仓库所有存储物资的领用发放和销售出库及其他各种情况的发货,均应按照本制度的规定要求和管理程序进行。仓库各仓管人员应严格把关,与之相关的各业务职能部门和人员,应积极配合并遵照执行。财务部负责对本制度的实施督导与责任考核。
 3.3 物资出库应办理的手续及相关规定
  3.3.1 各部门领用物料,必须填制“领料单”,填写“领料单”时必须正确填写,销售/任务单号、领用部门、物料编号、物料名称、规格型号、单位、领用数量,如果不是生产计划用料须备注领用原因、用途,“领料单”要有发料人、领用人、审批人签字签字确认,原则上不接受代签,代签应授权,签名必须全名,字迹必须清晰可辨,单据不能随意更改,若特殊情况更改时必须在更改处由更改人签全名、日期确认,对填写不符合规定的“领料单”仓管员有权拒绝发放物资。
  3.3.2 仓管人员应严格按照“先办领用手续后发货”的程序进行发货,严禁先出货后补办手续的错误做法,严禁白条发货。

 3.4 生产急件领用规定
  3.4.1 根据实际生产情况需要从仓库以外部门直接领用零件、配件的可引用本规定。
  3.4.2 需要领用生产急件时由需求部门填写领料单,在备注栏注明为“急件”字样并注明需求时间,填写完毕及相关人员签字后交仓库。
 3.5 “领料单”一式三份,一联由领用部门留存,作为其物资消耗的考核依据;一联交财务部门作成本核算的依据;一联留仓库作为登记库存物资实物账的依据。
 3.6 属于个人所用的物资,应由其本人亲自到仓库办理领取手续;属于集中公用的物资,应由相关负责人办理领用手续。
 3.7 商品货物出库时,仓库应开具“商品(委外加工)出库单”。出库单一式四份,一联交客户或发运人;一联交大门保卫人员;一联交财务部门作财务结(核)算用;一联留仓库作为登记实物账的依据。
 3.8 对于一切手续不全或无手续的提货、领料事项,仓管员有权拒绝发货。
 3.9 生产备料
  3.9.1 生产部根据生产计划及排程,需要仓库提前准备物料以缩短领料时间快速上线生产的,必须在计划生产提前2个工作日将领用单据、信息递交到仓库,仓库以此作为备料的准确信息和依据,并在一个工作日内核实实际库存物料情况作好备料工作,库存物料数量不能满足生产的,责任仓管员必须和采购进行沟通确认,如采购确认欠缺物料能在实际生产日期前到库则正常备料并跟进采购欠料事宜,若采购确认欠料无法在实际生产日期前到库的仓管员不备料,并将信息及时准确反馈给生产领用部门,以便生产领用部门有时间及时作出生产调整。

4. 物资的储存管理
 4.1 物资的储存保管,原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库,并根据仓库的条件考虑划区分工,体积大、吞吐量大的考虑落地堆放,体积小的用货架存放,落地堆放以分类的次序排列编号,上架物料应分类以库位存放。
 4.2 物资堆放的原则:在堆垛合理、安全可靠的前提下,根据货物特点,必须做到过目见数,检点方便,成行成列,文明整齐。
 4.3 仓库管理员对库存、代保管、待检验材料以及设备、容器和工具等负有经济责任。做到人各有责,物各有主,事事有人管。仓库物资如有损失、贬值、报废、盘赢、盘亏等,仓管员应及时报告主管,分析原因,查明责任,按规定办理报批手续。未经批准一律不准擅自处理。
 4.4 保管物资要根据其自然属性,考虑储存的场所和保管常识处理,加强保管措施;同类物资堆放,要考虑先进先出发货方便,留有回旋余地。
 4.5 仓库要严格保卫制度,禁止非本库人员擅自入库。仓库严禁烟火,特殊情况如施工等须电焊等操作时须得到安全负责人同意,并做好安全防范措施。
 4.6 仓管员要认真做好仓库的安全工作,经常巡视仓库,做好防火、防潮、防盗工作,检查火灾危险隐患,发现问题及时汇报。
 4.7 仓管员应严格按照物资出入库管理规定的操作细则执行物资的出入库,因违章操作造成仓库物资短缺,或帐实不符的,责任仓管员应负管理和因此而引起的经济责任。
 4.8 仓库对所有物资平时组织循环盘点、每月25日为月度盘点,对盘点出现差异的必须查明原因,落实责任,保障库存数据的精准。

5. 附则
   ERP系统试运行期间,财务部考虑到部分流程的可操作性和执行效率,特编制了以“应收”与“应付”为基准的临时流程规定,现将其收录到仓库管理制度附则,以便在ERP系统试运行期间,成为指导仓库各业务窗口人员根据系统要求执行操作的标准。
 5.1 应收会计:
  5.1.1 没有确定客户的销售订单,用佳德士作为客户下销售订单。产品入仓后由成品仓手工关闭该订单,发货时营销部直接录入出货通知单。
  5.1.2 出货通知单由营销部和外贸部负责录入销售单价。
  5.1.3 应收客户的运输费、保险费、设计开发费等要录入费用发票,同时选择对应的销售发票。
  5.1.4 销售镜片、配件等原材料和半成品,由成品仓填写调拨单,原材料配件仓在ERP系统上录入调拨单。
  5.1.5 对形象店的发货用调拨单,营销部不用录入《出货通知单》,应录入调拨单,由财务初审后打印送货单。月底根据形象店的收发存汇总表录入一张销售出库单。
  5.1.6 一笔收入月底无法确认客户,先入“未定客户”
  5.1.7 外贸部下达销售订单时要把镜片等配件一起下达,外贸部要根据销售订单下推《出货通知单》,如有赠送的物品在销售订单没有录入,应单独录入《出货通知单》,要收款的由外贸部录入单价和币别;不用收款的由财务录入单价0.01元和人民币。
  5.1.8 营销部录入《出货通知单》时如有不收款的赠送品不能单独下单,应和收款的《出货通知单》一起下单。
  5.1.9 新开发的样品成品仓不用录入ERP系统,审批流程按以前的方式不变(即手工填写出货通知单),用库存发出样品审批流程同上。财务在其他应收单核算。
  5.1.10 符合条件出货的不用手写的出货申请单,不符合条件的必须手写的出货申请单经岑总审批。
  5.1.11 因为外购头盔而发出配件:营销部ERP系统录入《发货通知单》,和正常产品销售流程相同;原材料仓ERP系统录入《调拨单》,和销售半成品流程相同。在编码上要增加客户和供应商的编码(既是客户又是供应商)以及产成品编码。
  5.1.12 有部分产品(主要是国产夏盔)因销售时镜片经常调换,因此要按头盔和镜片分开。

   5.1.12.1 编码要分开头盔和镜片
   5.1.12.2 销售订单、出货通知单、产品入库单、销售出库单全部要分开头盔和镜片。
 5.2 应付会计:
  5.2.1 半成品委外加工
   5.2.1.1 委外加工出库时,根据采购部门的委外任务单原材料仓填写手工委外加工出库单,ERP系统录入《领料单》,ERP系统不打印,电子表格不打印。
   5.2.1.2 委外加工入库时, ERP系统录入“产品入库单”,部门选择委外部,要电子表格打印单据《委外加工入库单》。
  5.2.2 在制品委外加工
   5.2.2.1 出库时原材料仓根据采购部门的委外任务单填写手工出仓单(注明:委外),ERP系统不录入,电子表格不打印。
   5.2.2.2 入库时ERP系统不录入,电子表格不打印,手工填写收料单。
  5.2.3 玻璃钢壳体
   5.2.3.1 平时根据玻璃钢车间的交接单复印一份给原材料仓,原材料仓负责录入“产成品进仓单”和“领料单”。
   5.2.3.2 月底由原材料仓啊芳协助玻璃钢车间盘点,根据盘点表录入“盘点调整单”,下月初录入“盘点调整单”(红字)。
  5.2.4 上交财务单据
   5.2.4.1 外购材料入库:外购入库单、采购订单、送货单应一起交到财务。
   5.2.4.2 委外半成品入库:委外任务单、委外入库单(电子表格打印)、送货单应一起交到财务。
   5.2.4.3 委外在制品入库:委外任务单、手工收料单、送货单一起交到财务。
  5.2.5 委外加工应付款在其他应付单项目核算。
  5.2.6 半成品仓有原材料(收发组)
  5.2.7 外购产成品
   5.2.7.1 营销部办理请购手续
   5.2.7.2 采购部ERP系统录入《采购订单》
   5.2.7.3 成品仓下推《外购入库单》
   5.2.7.4 在编码上要增加客户和供应商的编码(既是客户又是供应商)以及产成品编码。
   5.2.7.5 增加外购产成品的编码。

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