怎样选择和正确使用进销存系统

  进销存系统已经不是什么新鲜的东西了,可以说是业务模式相对成熟的领域,各种进销项软件功能大同小异,即使需求量较大的又是供货品种最多的,然而面对琳琅满目的进销存系统,如何选择一款适合自己的才是最重要的。软件的功能要与现有规模相符才行,并不一定要追求高大上,就像穿鞋子一样,合脚的是较好的。本文从进销存各主要模块分析应该具有的功能,各商家对号入座,不一定适合每个商家,不管是已经有进销存系统的还是没有进销存系统的,希望能有所帮助。

  几年前我的一个朋友开了一家服装店,磨盘滚打几年来从当初的一家店发展到现在的连锁店,规模越来越大。起初的生意只在市区,后来慢慢发展到下面的县市区,还发展到了周围的城市,连锁店规模大大小小也有20多家。那几年的服装实体店生意很好做,不管是哪个地级市,都有一个商品城,鞋服店一家挨着一家,价格便宜质量又好,很适合老百姓消费。

  这里不讲他的生意经,而是看看他如何管理这么多店铺的。

  当只有一家店的时候,服装商品的采购和销售全部是手工记账,只记录要采购那些商品,销售单客户不要就不开了,反正是自己家生意,不需要记录那么清楚,晚上下班的时候数一数口袋里有多少钱就行了。后来招聘了销售员,账就需要记清楚了,只要卖了东西就要开单子,老板不在的时候不能不开单子,晚上的时候根据销售单核对收款。手工记账产生的单子很容易丢失,也不方便查询,经朋友介绍,选择了一款进销存软件,开始使用软件办公。不得不说,使用软件办公这一步是非常智慧的,可能增加一些劳动,对销售员的要求可能会更高一些,但是带来的好处是意想不到的。这一点需要老板有超前的意识,到目前为止,很多单店铺的老板依然觉得进销存系统是个鸡肋,一是不懂的如何操作,而是手工帐就能满足现状的需要,何必自找麻烦呢。有这个想法的人也就是局限于只开一家店铺了。这种情况的单店模式,不关心库存,不关心销售明细,只关心花了多少钱进货,卖了多少货,只看结果不看过程。然而我那个朋友并没有这样想,因为他准备开第二家店了!

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  第二家店从选址到装修再到铺货,都是轻车熟路的,很快就开业了,然而问题依然出在进销存软件上,由于最开始买的是单机版的销售软件,每个店只能管理自己店铺的数据,无法实现数据共享。好在只有2个店,每个店把数据统计起来,做个简单的合计就行了。至少能知道每个店的库存、成本、销售额。每个店的经营是独立的,这样做无可厚非。然而老板并不是这样想的,因为他要连续再开三家店!一共五家店,那就不是简单的合计了,原来的单机版很难满足需要了。果断更换了网络版,五家店使用同一的服务器,每个店铺安装销售终端。总库存、每店的库存、销售报表等数据一目了然。可以说更换网络版实在是明智之举。如果说当今社会那个行业可以以一顶百,那么恐怕只有软件这个行业可以做到了。如果没有软件,这么多店铺的记账单靠人工,即容易出错,工作量又大。这一点在只有5个店铺的时候不明显,当发展到20家店铺的时候就非常明显了。

  我这个朋友的成功,除了营销经验外,合理使用进销存软件辅助业务发展也是至关重要的。一个好汉三个帮,进销存软件功不可没。

  朋友的生意似乎行云流水,水到渠成,然而其中的酸甜苦辣也只有经历过的人才知道。在进销存软件更新换代的过程中,可谓充斥着选择、熬夜、数据迁移等等艰辛的过程。应该有多人的创业过程跟我这个朋友相似,但是结果可能不一样,我身边也有很多失败的例子,业务发展到一定阶段遇到瓶颈无法突破,被人工拖垮,不能敏锐的获知重要数据,导致决策失误。过于重视传统,忽视甚至排斥新生事物。而更多的人满足于现状,死于安乐。

  逆水行舟不进则退,如何选择和正确使用进销存系统呢?我们从商家对进销存的需求和进销存系统应有的功能两个两个角度来介绍(也就是提出问题解决问题)。

  什么样子的服装店

  才需要使用进销存系统

  首先,需要有一定规模,人工无法快速应对业务需要。那种人工记账就能满足的店铺建议不要上系统,那样反而会增加工作量。

  其次,要有发展连锁店的目标,这样会分担软件系统的成本。

  再次,你要知道使用软件系统能给你带来什么方便,如果找不出三个说服自己的理由,较好不要上,因为你还要接受为了达到这种方便要录入很多数据的现实。

  经常有人问我能不能开发进销存软件,我问他干什么用,有的说我要时刻知道库存,因为我的仓库离我比较远,每次客人问某件商品还有没有货的时候,我都要去仓库翻翻才知道。进了多货,卖了多少,还剩多少一概不知。我说可以,但是你每天要把销售了多少货录入系统,你采购了多少货要及时入库,她就不乐意了,还那么麻烦啊,然后就不了了之了。还有一个朋友说,我要随时查看销售价格,有客户来拿货,我要查询上次多少钱卖给他的,我说可以,你要把每笔销售单录入系统,同时还要建立客户信息,他说我没时间弄这些啊,有时候忘了录入,后来也不了了之了。这两个朋友的需求很明确,只是不重视,想得到这些数据也不是太麻烦的事,进销存系统对他们来说就可有可无,这么多年不上系统生意也照样风生水起,也没影响多少。

  其实每个商家的目标不一样,决策也不一样,有的雄心勃勃,有的只想守住一方净土,都无可厚非。我朋友的例子告诉我一个道理,总有一天你的对手会为你的日积月累而望尘莫及。

  使用进销存系统的误区

  使用任何软件系统,首先要树立一个正确的观点,那就是制度先行,软件辅助。千万不要本末倒置,很多人以为软件系统是全能的,岂不知前后矛盾的管理制度是软件系统较大的杀手。国内的管理软件很难做,难做的原因不是出于技术,而是出于管理,任何一个公司只要上软件,必然涉及到某些环节的改变,其中可能会牵扯到一些人的利益,导致软件系统难以推行。所以那个公司上了软件后,发现软件不好用的时候,先想想自己的管理是不是不合理。

  没有一款软件是能百分之百的适合企业的,要做到90%符合就很不错,而通用的软件产品只能满足不到60%的核心需求,只有软件定制才能达到90%以上。所以企业要想拥有适合自己的软件系统,软件定制是主要的选择。

  进销存系统应该具备的功能

  如何选择进销存系统,使其能为我们的销售服务,这是每个商家想做到的事情,我朋友的服装店在选择进销存系统的时候,经历了很多波折,也走了一些弯路。鞋服行业销售模式相对成熟,业务流程比较规范,这类行业还包括床上用品等,统称为鞋服系统。

  朋友公司在发展过程中,选择进销存系统时也是一个从无到有,从外行到内行,从无知到专家的过程。我们可以简单来梳理一下,以此共勉。推荐阅读:ERP系统与MES有哪些不同


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