中小企业选择ERP软件的几点建议

  在中国,中小型企业占据了企业总数的97%以上,创造了中国GDP的50%以上。随着国内经济的快速发展,中小企业的发展对中国经济发展的作用越来越突出。面对竞争日益激烈的国内国际市场和自身业务不断发展的需要,中小企业的管理水平、信息化能力等各个方面都在经受着考验。如何实现规范化、标准化的管理来提高企业经营效益,成为一个新的关注点。越来越多的中小企业开始认识到用ERP系统实现企业信息化发展的重要性,进行信息化建设的愿望更为迫切。

  ERP应用是一项系统的综合工程,它包括前期论证、选型、系统实施、系统验收、二次开发等阶段,其中,ERP选型决定了整个ERP项目的方向,甚至关系到整个项目的成败。如今ERP软件供应市场也是良莠不齐,如何选择ERP软件,成为摆在中小企业面前的一道难题。

  1 中小企业在选择ERP软件时存在的误区

  (1)制定ERP项目的目标时,目标过高,ERP实施范围的范围过大,脱离企业的实际业务情况和现有资源。对企业内部的现有资源缺乏客观的评价,盲目上马。

  (2)整个选型过程由IT技术部门负责,以计算机技术人员为主导,业务部门不参与选型。在实际环境中,各个部门的业务都很繁杂,ERP的应用本身就是与各个部门密切相关的工作,别人不了解你的业务,也无法替你发表意见。只有亲自参加选型过程,才能充分理解所要选择的ERP系统,使本部门的业务需求得到满足。

  (3)迷信国外的服务提供商产品。造成产品的水土不服。不对软件产品进行功能性测试,只相信典型用户的参观效果。在一个公司成功的ERP软件,拿到另一个公司未必成功,在一个企业失败的ERP系统,换另一个企业则可能成功。

  (4)过于相信供应商的承诺,决不能把承诺作为系统建设的一部分,也就是说不能把系统建立在任何承诺之上。谨慎的做法,就是把承诺当作不存在来进行系统的选型和实施。

  (5)过于追求新技术,ERP是基于软件技术的商品,但它的目标是进行业务管理。不是为了实现某项技术。有的企业在选型的时候过分注重ERP软件的技术基础,要求必须采用B/S方式、必须跨平台等等,这犯了本末倒置的错误。

  总而言之,ERP项目成功的关键在于企业要有较为明确的实施目标以及远景规划。从管理的角度来组织,而不是简单的软件采购行为。对于国内大多数中小型民营企业来说,由于资源、经验乃至认识的不足,要做到一步到位绝非易事。因此,必须从企业高层给予足够的重视与支持,这是ERP项目成功实施的关键。

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  2 中小企业选择ERP软件的几点建议

  2.1 分析和规划自身企业信息化建设的需求

  在选择ERP软件之前,企业必须首先明确自己的需求,也就是企业实现信息化要解决什么问题。当前,很多企业还是处在传统的手工管理模式,还处在由计划经济向市场经济转换的过渡阶段,企业管理有很多不足和缺陷,解决这些问题,正是引进ERP系统的主要目的。因此,企业在购买ERP软件之前,必须对自身的管理进行诊断和冷静的思考。在对现状进行认真分析的基础上,做好企业信息化建设的规划。在规划中确定管理信息系统建设的目标,系统涉及的范围,要解决的关键问题,系统建设的阶段划分和进度要求,并对企业在现行条件下可投入的人力、物力、财力进行可行性分析。

  在此基础上提出ERP软件选型的需求任务书,提供给ERP服务提供商,作为软件选型的依据。这种信息化建设的前期规划是非常重要的,它将成为企业信息化建设全过程的指导性文件,是各阶段实施工作的依据。“规划”的正确性是非常重要的。“规划”既要保持一定的先进性,又要具有实用性。因此,“规划”的编制是一件非常重要和严肃的事,企业决策层要领导和参与此事,并抽调各部门的领导和业务骨干及信息化技术人员组成专门小组。如果企业缺乏对ERP了解的人员,可以聘请社会上专业的IT咨询专家参与此项工作。

  2.2 考察软件功能是否满足企业自身的需求

  在明确了企业的需求以后,使软件的选择有了依据。选择的ERP软件的功能与企业的需求相符合,是ERP软件实施成功的关键因素。当前,在国内ERP软件市场上,ERP商品化软件种类繁多,令人眼花缭乱。有些大型ERP软件(特别是一些国外著名的ERP软件公司),具有强大的功能,能较好地适合各类企业的需求。但是由于种种原因,不是所有的企业都能购买这些大型ERP软件。

  特别是占企业总数中绝大多数的中小企业,由于规模小、财力有限等原因,只能在国内ERP市场上选择那些中小型ERP软件。这些软件虽然都冠以ERP的牌号,但由于软件开发商的历史、技术背景、应用的程度、投入的力度等的差别很大。软件功能和性能上的差异也很大。因此,企业在选择这些软件时,不能仅仅停留在表面上。被口头上的宣传所迷惑,要对软件的功能结构进行认真地研究和考查。

  例如对制造业企业来说。首先要考虑软件是否适合自己企业的生产类型。大家都知道,制造业的生产类型可分两大类:离散制造业和流程制造业。在离散制造生产类型中,又可分为三种类型:多品种小批量生产、大批量流水生产、单件小批生产。这些不同的生产类型有着完全不同的生产模式(不同的生产流程、生产计划方式、生产组织和控制方式等)。对应不同生产类型,ERP软件将提供不同的生产管理解决方案相适应。

  2.3 考察并评估ERP的成熟度

  ERP软件包是一个大型的、复杂的软件,程序中的关联错综复杂。任何一个软件包都不可避免地存在着缺陷和错误,只是程度的不同。企业应用ERP能否顺利地取得成功,与ERP软件的质量和软件的可靠性有很大的关系。因此,企业在选择ERP软件的时侯,要认真考虑该软件是否成熟可靠。这是企业选择ERP软件的一个重要标准。

  ERP是一个管理应用软件,它的成熟度自然与它在企业实际应用的程度有关。ERP软件在开发成功以后,除了要经过严格的试验室测试以外,更重要的是要经过在企业中反复应用的过程中进行不断的磨练,通过对错误和缺陷的不断修改和补充,使软件的可靠性和成熟度不断得到提高。试验室测试通常是通过人为设计的程序和模拟数据进行的,具有一定的局限定性,而在企业现场中的实际应用,软件会经受到大量的实际数据和复杂的业务流程考验,这是试验室条件不能比拟的。所以,企业在选择ERP软件时,必需考查该软件公司的历史和经历,考查该软件包的形成和发展过程,以及应用的客户数和应用效果的评价,并且考查该软件商软件版本维护的机制。一般来讲,通过大量客户工程化考验软件的质量和可靠性要高一些,企业要尽量避免成为不成熟产品的试验场。

  2.4 考察ERP供应商的技术实力和服务水平

  (1)服务提供商的行业经验。供应商目前实施的客户中与本公司生产和业务管理以及实施基础等方面是否有相似的类型,这可以为企业ERP项目导入上的成功提供强有力的支持。

  (2)服务提供商的实施力量。作为一个管理项目,实施顾问的管理背景和合理的知识结构、丰富的项目经验非常重要。企业实施顾问应具备企业一线管理的经验,对企业的业务和管理运作非常熟悉,有过在类似公司任职的经历及多年的ERP项目实旌经验等,而不能是以IT背景人员作为实施的主要力量。

  (3)ERP软件系统的实施方法及文档管理规范。服务提供商是否能够提供完整的实施方法论体系,作为双方项目导入和实施工作的指导,好的系统必须要在科学的方法论体系的指导下实施才有可能取得真正的成功。

  3 结束语

  我国的中小企业目前正处于快速发展期,而IT应用技术成熟和普及的东风为中小企业的信息化建设提供了良好的管理变革大环境。利用ERP提升企业的管理水平和生产力,就能够确保与大型企业竞争中的高效灵活优势。此外,在ERP系统的选择过程中,应该多学习国际经验,建立科学的产品选择观。


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